پیرو شیوه نامه شماره ۱۴۰۳/۱۶۱۶۶۹ مورخ ۱۴۰۳/۸/۲۹ در اجرای تبصره ماده ۳۵ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و فراهم آوردن امکان ارائه خدمات تمام الکترونیکی در دفاتر اسناد رسمی، داده آمایی اسناد تنظیم شده در دفتر اسناد رسمی بشرح زیر اقدام خواهد شد.
ماده ۱) تعاریف و اختصارات:
الف – سازمان : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ب – آئین نامه : آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن .
ج – سامانه : سامانه ثبت الکترونیک اسناد
د – دفتر : دفتر اسناد رسمی که به موجب ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران سال ۱۳۵۴ تشکیل می شود.
هـ – سردفتر : شخصی است که با رعایت مقررات از طرف رئیس قوه قضائیه برای اداره امور دفترخانه منصوب می شود.
ماده ۲) سردفتر مکلف است اقلام اطلاعاتی مشخص شده برای هر نوع سند را با تطبیق مندرجات اسکن دفتر سردفتر در سامانه داده آمایی وارد نماید.
ماده ۳) کلیه اسناد تنظیمی قبل از تاریخ ۹۲/۶/۲۶ بایستی داده آمایی شوند. عناوین اصلی عبارتند از :
۱ – قطعی غیر منقول ۲ – قطعی منقول ۳ – رهنی ۴ – اجاره ۵ – وصیت نامه ۶ – تقسیم نامه ۷- هبه ۸ – ودیعه ۹ – مشارکت مدنی ۱۰ – وقف ۱۱ – قرارداد پیش فروش ۱۲ – حق انتقاع ۱۳ – انواع صلح ( اعم از انتقال پلاک ثبتی ، سرقفلی ، حق کسب و پیشه و تجارت و…. ) ۱۴ – انواع وکالت ( اعم از کلی با موضوع خاص تعویض پلاک خودرو ، تفویض وکالت )
تبصره – چنانچه سندی در گزینه های موجود در سامانه پیش بینی نشده، از سرفصل (سایر اسناد) استفاده گردد.
ماده ۴ – داده آمایی اسناد به شرح زیر است :
الف – در تمام اسناد، نام و نام خانوادگی – شماره ملی – اصحاب سند و اشخاص ثالث که سند را امضا نمودند وارد گردد.
در صورتی که شماره ملی موجود نباشد، نام پدر و شماره شناسنامه وارد گردد.
ب – اسنادی که در خصوص ملک باشد پلاک ثبتی(فرعی / اصلی / بخش ) و اسنادی که خودرو باشد (نوع مدل / پلاک خودرو ) وارد گردد.
تبصره – چنانچه هر یک از اقلام مورد نیاز در بند الف و ب در متن سند موجود نباشد، ورود اطلاعات آن گزینه الزامی نیست.
ماده ۵- بعد از ورود اقلام اطلاعاتی مورد نظر سردفتر اسناد رسمی صحت داده آمایی را به صورت موردی یا کلی از طریق امضای الکترونیکی خود تصدیق نماید.
تبصره – نظر به اینکه بعد از تایید سردفتر امکان ویرایش و اصلاح اطلاعات وجود نخواهد داشت، در صورت نیاز سردفتر فقط یک مرتبه می تواند اصلاحات مورد نیاز را اعمال نمایند . چنانچه مجدد نیاز به اصلاح باشد پس از کسب مجوز از معاونت امور اسناد اداره کل ثبت استان مربوطه میسر است.
اصلاحی اول و دفعات بعدی فقط به عنوان اطلاعات اصلاحی همزمان با اطلاعات اولیه نمایش داده میشود و تمام اطلاعات وارد شده در هیچ مرحله ای قابل حذف ویرایش و غیره نمی باشد.
ماده ۶ – اولویت بندی داده آمایی اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی بر اساس تعداد اسناد تنظیم شده به شرح ذیل است:
مرحله اول- اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۹۲/۶/۲۶ الی ۱۳۸۰/۱/۱ به مدت ۱۵ ماه از تاریخ امکان بهره برداری از سامانه داده آمایی و ابلاغ سازمان
مرحله دوم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۷۹/۱۲/۳۰ الی ۱۳۶۰/۱/۱ یک سال بعد از اتمام مدت مرحله اول
مرحله سوم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۵۹/۱۲/۳۰ الی ۱۳۴۰/۱/۱ یک سال بعد از اتمام مدت مرحله دوم
مرحله چهارم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۳۹/۱۲/۳۰ ا به قبل یک سال بعد از اتمام مدت مرحله سوم
ماده ۷ – این شیوه نامه در ۷ ماده و ۳ تبصره تنظیم و به تصویب رسید.
حسن بابائی